Ottelumatkan järjestäminen alkaa aikataulusta, reitistä ja joukkueen tarpeista. Kun nämä tiedot ovat koossa, kuljettajallisesta tilausajosta on helpompi pyytää tarjous. Tämä opas auttaa Uudellamaalla toimivaa joukkueenjohtajaa, valmentajaa tai seuran matkan järjestäjää valmistautumaan matkaan, joka voi suuntautua myös muualle Suomeen.
Kokoa ottelumatkan perustiedot
Selvitä ensin, ketkä lähtevät mukaan ja missä kaikkien on tarkoitus nousta kyytiin. Laske pelaajien lisäksi valmentajat, huoltajat ja muut matkustajat. Ilmoita henkilömäärä arviona, jos kokoonpano ei ole vielä lopullinen, ja kerro mahdollisista muutoksista kuljetuksen tarjoajalle.
Merkitse muistiin ainakin nämä asiat:
- lähtöpäivä, lähtöaika ja tarkka lähtöpaikka
- ottelu- tai turnauspaikka sekä mahdolliset muut kohteet
- arvioitu paluupäivä ja paluulähtöaika
- matkustajien määrä
- välineet ja muut matkatavarat
- mahdolliset noutopaikat, pysähdykset ja siirtymät päivän aikana.
Jos pelaajia nousee kyytiin useasta paikasta, kerro pysähdykset jo tarjouspyynnössä. Samoin kannattaa mainita, jos joukkuetta täytyy kuljettaa pelipaikan lisäksi esimerkiksi majoituspaikkaan. Näin reitti voidaan suunnitella todellisen tarpeen mukaan.
Huomioi varusteet henkilömäärän rinnalla
Joukkueen koko ei yksin kerro, millainen kuljetus sopii matkalle. Kerro myös laji ja arvio välineiden määrästä: mukana voi olla pelaajien laukkuja, huoltovälineitä tai muuta tavaraa. Jos varusteita on paljon, kuvaile niiden koko ja määrä mahdollisimman tarkasti. Kuljetuksen tarjoaja voi sen jälkeen vahvistaa, millainen kalusto ja tavaratila ovat saatavilla.
Varaa aikatauluun tilaa pelipäivän muutoksille
Ottelumatkan lähtöaika kannattaa suunnitella siitä hetkestä taaksepäin, jolloin joukkueen on oltava pelipaikalla. Ota huomioon matka, mahdolliset noudot ja tauot sekä joukkueen oma valmistautuminen ennen peliä. Matka-aika riippuu reitistä ja liikenteestä, joten tarkista suunnitelma kuljetuksen tarjoajan kanssa.
Paluun tarkka kellonaika ei aina ole tiedossa etukäteen. Ottelu voi venyä, varusteiden pakkaaminen kestää tai joukkue tarvitsee ruokailutauon. Ilmoita tarjouspyynnössä realistinen paluuarvio ja kerro, mikä osa aikataulusta on vielä avoin. Sovi etukäteen, miten muutoksista ilmoitetaan matkan aikana.
Suunnittele tauot ja yhteydenpito
Pidemmälle matkalle voi olla hyvä suunnitella jaloittelu- tai ruokailupysähdys. Kerro toivottu pysähdyspaikka tai pyydä apua sen sovittamiseen reittiin. Jos turnauksessa on useita otteluita, ilmoita myös mahdolliset siirtymät pelipaikkojen välillä.
Nimeä joukkueesta yksi yhteyshenkilö kuljetusjärjestelyille. Kun yhteyshenkilö, kuljetuksen tarjoaja ja joukkue tietävät sovitut ajat ja paikat, muutoksista on helpompi viestiä selkeästi.
Mitä tarjouspyyntöön kannattaa kirjoittaa?
Hyvä tarjouspyyntö kuvaa koko matkan, ei vain lähtöpaikkaa ja määränpäätä. Voit käyttää tätä tiivistä muistilistaa:
| Tieto | Mitä kerrot? |
|---|---|
| Reitti | Lähtöpaikka, kohde, mahdolliset noudot ja muut siirtymät |
| Aikataulu | Lähtö- ja paluutiedot sekä kohdat, jotka voivat muuttua |
| Ryhmä | Arvioitu henkilömäärä ja mahdolliset muutokset kokoonpanoon |
| Tavarat | Laji, välineet, laukut ja muu tilaa vievä tavara |
| Tauot ja toiveet | Suunnitellut pysähdykset ja kaluston varustetoiveet |
Linja-autoliikenne Leino hinnoittelee tilausajon tapauskohtaisesti. Hintaan vaikuttavat esimerkiksi reitti, aikataulu, ryhmän koko, tarvittava kalusto, kuljettajajärjestelyt, tauot ja varustelutoiveet. Siksi täsmälliset lähtötiedot auttavat laatimaan tarjouksen juuri joukkueen matkasta. Kaluston ominaisuudet ja saatavuus vahvistetaan tarjouksen yhteydessä.
Lisätietoa palvelusta löydät tilausajot-sivulta. Voit myös lukea asiakaspalautteita.
Yhteinen matka tukee joukkueen päivän järjestelyjä
Kun joukkue matkustaa yhdessä, valmentajat ja pelaajat voivat käydä läpi päivän ohjelman saman matkan aikana. Menomatkalla voi keskustella pelisuunnitelmasta ja paluumatkalla päivän tapahtumista. Matkan hyöty riippuu kuitenkin joukkueen omista tavoista ja aikataulusta.
Kuljetuksen suunnittelussa tärkeintä on kertoa, millainen matka joukkueelle tarvitaan. Pyydä tarjous kuljettajallisesta tilausajosta ja ilmoita lähtö- ja paluutiedot, reitti, henkilömäärä sekä varustetoiveet. Mainitse myös mahdolliset tauot ja muutokset, joihin matkapäivänä on syytä varautua.