Kun ryhmä lähtee tapahtumaan, retkelle tai ottelumatkalle, yhteinen kuljetus helpottaa aikataulujen ja saapumisen järjestämistä. Suunnittelu kannattaa aloittaa ryhmän tarpeista: keitä matkustaa, mistä lähdetään, minne mennään ja milloin pitää olla perillä.
Kuljettajallinen tilausajo sopii monenlaisiin ryhmämatkoihin. Linja-autoliikenne Leino tarjoaa tilausajoja Uudeltamaalta myös muualle Suomeen. Tässä oppaassa keskitytään tietoihin, joita matkan järjestäjä tarvitsee ennen tarjouspyyntöä.
Kokoa osallistujamäärä ja ryhmän tarpeet
Selvitä ensin, kuinka monta henkilöä on lähdössä. Tarkkaa lopullista lukua ei aina tiedetä heti, joten ilmoita tarjouspyynnössä paras tämänhetkinen arvio ja kerro, jos määrä voi vielä muuttua. Näin kuljetuksen suunnittelu voidaan aloittaa oikeista lähtötiedoista.
Kysy osallistujilta myös matkaan vaikuttavista tarpeista. Erityisesti suuret matkatavarat, apuvälineet ja esteettömyystarpeet on hyvä ottaa puheeksi jo ennen varausta. Niiden toteutuminen ja sopiva kalusto tulee varmistaa kuljetusyritykseltä.
Kirjaa ainakin:
- arvio matkustajien määrästä ja mahdollisista muutoksista
- mukana kulkevat suuret matkatavarat, kuten urheiluvälineet tai soittimet
- apuvälineet ja mahdolliset esteettömyystarpeet
- lastenistuimiin tai muihin järjestelyihin liittyvät toiveet.
Rakenna aikataulu lähtö- ja paluuaikojen ympärille
Merkitse matkapäivä, toivottu lähtöaika sekä aika, jolloin ryhmän pitää olla perillä. Lisää suunnitelmaan tapahtuman alkamis- ja päättymisaika sekä arvio paluulähdöstä. Jos bussia tarvitaan päivän aikana muihin siirtymiin, kerro myös niistä.
Varaa aikatauluun sopivasti väljyyttä kokoontumiselle, liikenteelle ja mahdollisille tauoille. Erityisesti usean noutopaikan tai pitkän matkan kohdalla reitti ja pysähdykset vaikuttavat päivän kulkuun. Lopullinen aikataulu kannattaa käydä läpi kuljetusyrityksen kanssa.
Valitse lähtöpaikka, reitti ja pysähdykset
Anna lähtöpaikasta mahdollisimman tarkka osoite ja kerro, mistä ryhmä kokoontuu kyytiin. Jos matkustajia noudetaan useasta paikasta, luettele pysähdykset siinä järjestyksessä, jossa niitä toivotaan. Merkitse myös määränpää sekä mahdollinen eri paluureitti.
Pidemmällä matkalla kannattaa miettiä, tarvitaanko taukoja tai pysähdyksiä esimerkiksi ruokailua varten. Kaikkia yksityiskohtia ei tarvitse päättää yksin: kerro toiveesi tarjouspyynnössä ja sovi käytännön reitistä kuljetusyrityksen kanssa.
Kirjaa varustetoiveet erikseen
Ryhmä ja matkan tarkoitus ratkaisevat, millaista varustelua tarvitaan. Esimerkiksi mikrofonista, latausmahdollisuuksista, WC:stä tai tavaratilasta voi olla hyötyä, mutta varusteita ei pidä olettaa tiettyyn autoon kuuluviksi. Kerro tarjouspyynnössä, mitkä ovat ryhmälle välttämättömiä ja mitkä vain toivottavia.
Sama koskee esteettömyyttä ja lastenistuimia: kuvaa tarve mahdollisimman selvästi, jotta kuljetusyritys voi vahvistaa, millainen ratkaisu on mahdollinen.
Nimeä ryhmälle yksi yhteyshenkilö
Yksi vastuuhenkilö helpottaa viestintää matkustajien ja kuljetusyrityksen välillä. Hän voi koota osallistujatiedot, välittää mahdolliset muutokset ja varmistaa, että kaikki saavat samat ohjeet lähtöpaikasta, aikataulusta ja matkatavaroista.
Lähetä ryhmälle matkan tiedot ajoissa ja päivitä niitä, jos suunnitelma muuttuu. Selkeä kokoontumispaikka ja yhteinen yhteydenpitotapa helpottavat lähtöpäivää.
Lähetä tarjouspyyntö näillä tiedoilla
Tilausajon hinta määrittyy tapauskohtaisesti. Reitti, aikataulu, ryhmän koko, tarvittava kalusto, tauot ja varustelu vaikuttavat kokonaisuuteen. Kun kerrot lähtötiedot selkeästi, kuljetusyritys voi arvioida juuri kyseistä matkaa.
| Kerro tarjouspyynnössä | Mitä kannattaa täsmentää |
|---|---|
| Matkapäivä ja ajat | Toivottu lähtö, perilläoloaika, paluulähtö ja mahdolliset siirtymät päivän aikana |
| Lähtöpaikka ja reitti | Tarkka lähtöosoite, määränpää, mahdolliset noutopaikat ja paluureitti |
| Ryhmän koko | Arvioitu henkilömäärä ja tieto mahdollisista muutoksista |
| Pysähdykset | Toivotut tauot ja muut matkan varrella tehtävät pysähdykset |
| Matkatavarat ja varustetoiveet | Suuret tavarat, tarvittavat varusteet ja erityisjärjestelyt |
Lue lisää Linja-autoliikenne Leinon tilausajoista ja tutustu halutessasi asiakaspalautteeseen. Kun matkan pääpiirteet ovat selvillä, pyydä tarjous tilausajosta. Ilmoita lähtö- ja paluuajat, lähtöpaikka, määränpää tai reitti, arvioitu henkilömäärä sekä varustetoiveet.