Koulun rinnepäivä, seuran yhteinen matka tai yrityksen talvinen virkistyspäivä sujuu helpommin, kun kuljetuksen perustiedot ovat selvillä jo ennen tarjouspyyntöä. Laskettelumatkan bussikuljetuksessa on sovitettava yhteen ryhmän aikataulu, reitti, matkustajamäärä ja mukana kulkevat varusteet. Tämä opas auttaa kokoamaan tiedot kuljettajallista tilausajoa varten.
Linja-autoliikenne Leino järjestää tilausajoja Uudeltamaalta lyhyille siirroille ja pidemmille kotimaan matkoille. Kuljetus suunnitellaan matkan tarpeiden mukaan, ja hinta määritetään tapauskohtaisesti.
Aloita matkasuunnitelmasta
Tilausajon suunnittelussa kannattaa aloittaa muutamasta kysymyksestä: mistä ryhmä lähtee, mihin se menee ja milloin sen pitää olla perillä? Kun nämä ovat tiedossa, voit arvioida, kuinka paljon aikaa jää itse lasketteluun ja tarvitaanko matkan varrelle pysähdyksiä.
Kirjaa ennen tarjouspyyntöä ainakin seuraavat tiedot:
- Lähtöpaikka ja kohde: osoitteet tai mahdollisimman tarkat paikat sekä mahdolliset noutopisteet matkan varrella.
- Päivämäärät ja kellonajat: toivottu lähtö, perilläolo ja paluulähtö. Kerro, jos ajo kestää useamman päivän.
- Matkustajamäärä: arvio koko ryhmästä, myös mukana matkustavista ohjaajista tai valvojista.
- Varusteet: suksien, lautojen, monojen ja muun matkatavaran määrä sekä mahdolliset poikkeuksellisen suuret tavarat.
- Erityistarpeet: esimerkiksi esteettömyyteen, pysähdyksiin tai bussin varusteluun liittyvät toiveet.
Tarkat lähtö- ja paluutiedot auttavat liikennöitsijää arvioimaan, millainen ajo on kyseessä. Jos jokin yksityiskohta on vielä avoin, kerro myös se. Silloin sen vaikutuksesta voidaan sopia ennen matkaa.
Reitti ja aikataulu talvikelissä
Sama hiihtokeskus voi olla eri pituisen matkan päässä riippuen siitä, lähteekö ryhmä Espoosta, Helsingistä vai muualta Uudeltamaalta. Myös noutopisteet, pysähdykset, liikenne ja sää vaikuttavat ajoaikaan. Siksi yksittäinen verkosta löytyvä matka-aika ei ole luotettava perusta koko ryhmän aikataululle.
Mieti ensin, mihin aikaan ryhmän pitäisi päästä kohteessa pois bussista. Varaa sen jälkeen aikaa varusteiden purkamiseen ja siirtymiseen rinteeseen. Paluuseen kuuluu vastaavasti kokoontuminen, tavaroiden pakkaaminen ja mahdollinen välineiden palautus. Kerro nämä toiveet tarjouspyynnössä, jotta aikataulua voidaan arvioida kokonaisuutena.
Pitkillä matkoilla myös kuljettajan ajo- ja lepoajat sekä sovitut tauot vaikuttavat suunnitelmaan. Älä rakenna aikataulua sen varaan, että matka ajetaan ilman pysähdyksiä. Lopullinen reitti ja aikataulu kannattaa vahvistaa kuljetusyhtiön kanssa.
Entä jos sää tai ohjelma muuttuu?
Talvikeli voi hidastaa liikennettä, ja hiihtokeskuksen ohjelmaan voi tulla muutoksia. Ryhmän järjestäjän kannattaa päättää etukäteen, kuka pitää yhteyttä kuljetusyhtiöön ja kuka välittää muuttuneet tiedot osallistujille. Jos aikatauluun tai reittiin tulee muutos, sovi siitä mahdollisimman varhain liikennöitsijän kanssa.
Sukset ja muut tavarat mukaan
Laskettelumatkalla tavaraa kertyy enemmän kuin tavallisella päiväretkellä. Kerro tarjousta pyytäessäsi, kuinka monella on mukana sukset tai lumilauta ja mitä muita suuria tavaroita ryhmä kuljettaa. Näin tavaratilan sopivuus ja mahdolliset varustetoiveet voidaan tarkistaa juuri kyseistä ajoa varten.
Ryhmässä on hyvä sopia, kuka huolehtii tavaroiden merkitsemisestä ja missä ne lastataan. Sukset, sauvat, laudat ja monot kannattaa pakata niin, että niiden käsittely on selkeää myös tauoilla ja perillä. Jos osa osallistujista vuokraa välineet kohteessa, mainitse se: tieto auttaa arvioimaan mukana kulkevien tavaroiden määrää.
Kysy erikseen tarvitsemistanne bussin ominaisuuksista, kuten WC:stä, latausmahdollisuuksista tai esteettömyydestä. Niiden saatavuus on varmistettava tarjottavaan ajoneuvoon, eikä sitä kannata päätellä yleisestä kalustokuvauksesta.
Huomioi ryhmän tarpeet
Koulu-, seura- ja yritysryhmillä on erilaiset käytännön tarpeet. Koulun tai seuran matkalla järjestäjän on hyvä sopia omassa organisaatiossaan valvonnasta, osallistujille annettavista ohjeista ja siitä, kuka laskee ryhmän mukaan tauoilla. Yritysryhmälle voivat olla tärkeitä esimerkiksi yhteinen noutopiste ja päivän ohjelmaan sopiva paluuaika.
Kaikissa ryhmissä yksi nimetty yhteyshenkilö helpottaa viestintää. Hänellä kannattaa olla ajantasainen osallistujalista ja sovitut yhteystiedot, jotta aikataulun muutokset tavoittavat oikeat ihmiset.
Matkustajien on käytettävä bussin turvavöitä, kun istumapaikalla on vyö. Käytävät ja poistumistiet pidetään vapaina tavaroista. Jos mukana on lapsia tai matkustajia, jotka tarvitsevat apua, selvitä ryhmän omat järjestelyt ja ilmoita kuljetukseen vaikuttavista tarpeista ennakkoon.
Mistä kuljetuksen hinta muodostuu?
Laskettelumatkan bussikuljetukselle ei kannata olettaa yleistä listahintaa. Reitti, matkan kesto, ryhmäkoko, tarvittava kalusto, tauot, kuljettajajärjestelyt ja varustetoiveet vaikuttavat tapauskohtaiseen tarjoukseen. Mahdolliset muutokset matkaan voivat vaikuttaa myös lopullisiin järjestelyihin, joten niistä on hyvä sopia etukäteen.
Kun teet koko matkan budjettia, erottele kuljetus muista kustannuksista. Silloin eri vaihtoehtoja on helpompi arvioida ilman, että hissiliput tai majoitus sekoittuvat kuljetuksen hintaan.
| Budjetin osa | Mitä selvittää? |
|---|---|
| Bussikuljetus | Pyydä tarjous suunnitellusta reitistä ja aikataulusta. |
| Hissiliput ja välinevuokra | Tarkista hinnat valitusta hiihtokeskuksesta. |
| Ruokailu ja mahdollinen majoitus | Sovi järjestelyistä erikseen palveluntarjoajien kanssa. |
| Muutokset ja lisätarpeet | Varaa mahdollisille muutoksille tilaa suunnitelmassa. |
Malli laskettelumatkan tarjouspyyntöön
Tarjouspyyntö voi olla lyhyt, kunhan olennaiset tiedot ovat mukana. Muokkaa seuraava malli oman ryhmäsi mukaan:
Aihe: Tarjouspyyntö laskettelumatkan bussikuljetuksesta
Hei,
Pyydämme tarjousta kuljettajallisesta bussikuljetuksesta laskettelumatkalle.
- Lähtöpaikka ja mahdolliset noutopisteet: [tiedot]
- Kohde ja toivottu reitti: [tiedot]
- Lähtöpäivä ja -aika: [tiedot]
- Paluupäivä ja toivottu paluulähtö: [tiedot]
- Arvioitu matkustajamäärä: [tiedot]
- Mukana kulkevat varusteet: [tiedot]
- Toivotut tauot, bussin ominaisuudet ja muut erityistarpeet: [tiedot]
Ystävällisin terveisin, [nimi ja yhteystiedot]
Jos aikataulu tai ryhmäkoko tarkentuu myöhemmin, kerro se viestissä. Näin tarjouksen lähtötiedot ovat selkeät eikä avoimia kohtia tarvitse arvata.
Seuraava askel: pyydä tarjous tilausajosta
Kun reitti, lähtö- ja paluutiedot, arvioitu henkilömäärä sekä varustetoiveet ovat koossa, voit pyytää tarjouksen Linja-autoliikenne Leinolta. Tutustu ensin tilausajopalveluun tai siirry suoraan tarjouspyyntöön. Kirjoita mukaan myös ne tiedot, jotka ovat vielä alustavia, jotta kuljetus voidaan suunnitella ryhmän tarpeiden mukaan.