Koululuokan retki, urheiluseuran turnausmatka ja yrityksen virkistyspäivä tarvitsevat erilaisia kuljetusjärjestelyjä. Tilausajon varaaminen alkaa silti samasta asiasta: kokoa matkan perustiedot ja pyydä niiden pohjalta tarjous. Tässä oppaassa käymme läpi, mitä tarjouspyyntöön kannattaa kirjoittaa ja mitä on hyvä tarkistaa ennen matkaa.
Linja-autoliikenne Leino tarjoaa kuljettajallisia tilausajoja Uudeltamaalta lyhyille siirroille, päiväretkille ja pidemmille kotimaan matkoille. Tilausajot-sivulta voit lukea lisää palvelusta.
Näin tilausajon varaaminen etenee
Kun tiedät matkan ajankohdan, reitin ja ryhmän arvioidun koon, voit pyytää tarjouksen. Varaaminen etenee käytännössä näin:
- Suunnittele matka. Kokoa lähtö- ja paluutiedot, määränpää, mahdolliset pysähdykset ja arvioitu henkilömäärä.
- Lähetä tarjouspyyntö. Täytä tiedot Linja-autoliikenne Leinon yhteystietosivun lomakkeelle. Lomake pyytää muun muassa lähtö- ja paluupäivän, kellonajat, lähtöpaikan, määränpään, varustetoiveet ja henkilömäärän.
- Tarkista tarjous. Varmista, että tarjouksen reitti, aikataulu, ryhmäkoko ja muut sovitut tiedot vastaavat tarvetta. Käy läpi myös hinta, maksuehdot ja peruutusehdot ennen hyväksymistä.
- Vahvista matkan tiedot. Tarjouksen hyväksymisen jälkeen tarkista saamasi vahvistus ja välitä ryhmälle lähtöpaikka, aikataulu sekä muut käytännön ohjeet.
Mitä tietoja tarjouspyyntöön tarvitaan?
Selkeä tarjouspyyntö auttaa määrittelemään juuri kyseisen matkan kuljetustarpeen. Kokoa ainakin nämä tiedot:
- Lähtö- ja paluupäivä sekä kellonajat. Ilmoita suunniteltu lähtöaika ja paluulähdön aika. Yhteystietosivun lomake pyytää myös päivämäärät.
- Lähtöpaikka, määränpää ja reitti. Kerro mahdolliset välipysähdykset ja muut nouto- tai jättöpaikat.
- Arvioitu henkilömäärä. Jos määrä voi muuttua, kerro tämänhetkinen arvio ja tarkenna sitä myöhemmin.
- Matkatavarat ja varustetoiveet. Mainitse esimerkiksi urheiluvälineet, tavaratilan tarve tai muut matkan kannalta olennaiset toiveet. Kaluston ja varusteiden sopivuus varmistetaan erikseen.
- Matkan luonne ja erityistarpeet. Kerro, onko kyseessä esimerkiksi koulun retki, yritystapahtuma tai urheiluseuran matka. Ota mahdolliset esteettömyys- ja muut erityisjärjestelytarpeet esille jo tarjouspyynnössä.
Ryhmän koon perusteella voidaan arvioida sopivaa kalustoa, mutta tarkka paikkamäärä ja varustelu on hyvä varmistaa tarjouksen yhteydessä. Jos reitti tai osallistujamäärä muuttuu myöhemmin, ilmoita siitä mahdollisimman pian, sillä muutos voi vaikuttaa kuljetuksen järjestelyihin ja hintaan.
Mistä tilausajon hinta muodostuu?
Tilausajo hinnoitellaan tapauskohtaisesti. Siksi yhtä kiinteää hintaa ei voi antaa pelkän matkustajamäärän perusteella. Tarjoukseen vaikuttavat muun muassa:
- reitti ja ajomatkan pituus
- lähtö- ja paluuaikataulu
- ryhmän koko ja tarvittava kalusto
- kuljettajien tarve ja matkan aikana pidettävät tauot
- pysähdykset ja varustetoiveet.
Kerro tarjouspyynnössä myös mahdollisesta odotusajasta kohteessa ja useista noutopaikoista, jotta matkan kokonaisuus voidaan huomioida tarjouksessa. Tarkka hinta selviää pyytämällä tarjous omaa matkaa varten.
Kuinka ajoissa tilausajo kannattaa varata?
Tilausajo kannattaa varata 1–3 kuukautta ennen lähtöpäivää. Ajoissa tehty tarjouspyyntö jättää aikaa reitin, aikataulun ja ryhmän tarpeiden täsmentämiseen. Erityisesti retkien, juhlien ja tapahtumien yhteydessä suunnittelu kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Kuljetuksen saatavuus vahvistuu kuitenkin vasta tarjouksen ja varauksen yhteydessä.
Ennen matkaa käy vielä läpi:
- lopullinen matkustajamäärä
- tarkat lähtö- ja paluuajat sekä kokoontumispaikat
- yhteyshenkilön puhelinnumero
- mahdolliset muutokset reittiin, pysähdyksiin tai matkatavaroihin.
Jos suunnitelma muuttuu, ilmoita siitä Linja-autoliikenne Leinolle. Tarkista muutoksia ja peruutuksia koskevat ehdot omasta tarjouksestasi tai varausvahvistuksestasi.
Mitä tapahtuu tarjouksen hyväksymisen jälkeen?
Linja-autoliikenne Leino lähettää hyväksytyn tarjouksen jälkeen kirjallisen vahvistuksen sähköpostitse. Tarkista siitä ainakin matkan päivämäärä, kellonajat, lähtö- ja paluupaikat, reitti, ryhmäkoko sekä sovitut varustetoiveet. Ilmoita heti, jos jokin tieto ei vastaa sovittua.
Kerro ryhmälle, missä ja milloin kokoonnutaan. Jos mukana on koululaisia, paljon matkatavaroita tai erityisiä noutojärjestelyjä, sovi niistä etukäteen. Matkapäivänä ryhmän yhteyshenkilön kannattaa olla tavoitettavissa puhelimitse.
Kun matkan tiedot ovat koossa, pyydä tarjous Linja-autoliikenne Leinolta. Voit tutustua myös asiakaspalautteisiin ennen yhteydenottoa.