Opiskelijaryhmän matkaa järjestäessä huomio kiinnittyy usein ohjelmaan ja aikatauluun. Kuljetus kannattaa suunnitella samalla kertaa: mistä ryhmä lähtee, missä sen on oltava perillä ja milloin paluumatka alkaa? Kun nämä tiedot ovat koossa, kuljettajallisesta tilausajosta on helpompi pyytää ryhmälle sopiva tarjous.
Linja-autoliikenne Leino tarjoaa tilausajoja Uudeltamaalta lyhyille siirroille, päiväretkille ja pidemmille kotimaan matkoille. Tämä opas auttaa koulun, korkeakoulun tai muun opiskelijaryhmän matkan järjestäjää kokoamaan kuljetuksen tärkeimmät tiedot ennen yhteydenottoa.
Milloin yhteinen bussikuljetus sopii opiskelijaryhmälle?
Yhteinen tilausajo on yksi vaihtoehto, kun ryhmän pitää päästä samaan kohteeseen suunnitellun aikataulun mukaan. Se voi helpottaa esimerkiksi luokkaretken, opintokäynnin tai opiskelijatapahtuman kuljetuksen järjestämistä. Reitti ja lähtöajat sovitaan tilauksen mukaan; kyse ei ole yksittäislippuihin perustuvasta reittiliikenteestä eikä kuljettajattomasta bussivuokrauksesta.
Ennen tarjouspyyntöä kannattaa miettiä, mistä osallistujien on käytännöllistä nousta kyytiin. Jos ryhmä tarvitsee useita noutopaikkoja tai välipysähdyksiä, kerro niistä jo ensimmäisessä yhteydenotossa. Näin kuljetuksen toteutustapa voidaan arvioida osana tarjousta.
Mitä tietoja tarjouspyyntöön tarvitaan?
Kaiken ei tarvitse olla lopullista, mutta mahdollisimman selkeä matkan kuvaus auttaa arvioimaan kuljetusta. Kerää ainakin nämä tiedot:
- Matkapäivä sekä lähtö- ja paluuajat. Ilmoita, milloin ryhmän on oltava kohteessa ja milloin paluumatka alkaa.
- Lähtöpaikka, määränpää ja reitti. Lisää mahdolliset muut noutopaikat ja välipysähdykset.
- Arvioitu henkilömäärä. Laske mukaan opiskelijat sekä mukana matkustavat opettajat, ohjaajat ja muut aikuiset.
- Tavarat ja varustetoiveet. Kerro esimerkiksi paljonko ryhmällä on matkatavaroita ja mitä varusteita matka edellyttäisi. Varusteiden saatavuus on tarkistettava erikseen.
- Mahdolliset esteettömyystarpeet. Kerro kuljetuksen järjestämisen kannalta olennaiset tarpeet etukäteen, jotta soveltuvuus voidaan selvittää.
Jos osallistujamäärä tai aikataulu on vielä arvio, ilmoita se selvästi. Kerro myös, milloin tiedot todennäköisesti tarkentuvat. Älä oleta, että jo sovittuja matkustajamääriä tai aikoja voi muuttaa ilman erillistä sopimista.
Mistä opiskelijaryhmän bussikuljetuksen hinta muodostuu?
Tilausajolla ei ole yhtä kaikkiin opiskelijaryhmiin sopivaa hintaa. Tarjous lasketaan matkan tietojen perusteella. Hintaan vaikuttavat muun muassa reitti, aikataulu, ryhmän koko, tarvittava kalusto, kuljettajajärjestelyt, tauot ja varustetoiveet.
Esimerkiksi lyhyen siirron ja koko päivän retken toteutus eroaa toisistaan. Myös lähtöpaikka, paluupaikka ja pysähdykset kannattaa kuvata tarkasti, jotta tarjouksessa voidaan huomioida koko suunniteltu matka. Jos ryhmällä on budjettiraja, sen voi kertoa tarjouspyynnössä. Tarkka hinta selviää vasta matkaa koskevasta tarjouksesta.
Ryhmän koko ja kalustotarve
Arvioi matkustajien kokonaismäärä jo suunnitteluvaiheessa. Se auttaa selvittämään, millainen kuljetus ryhmälle soveltuu. Jos samaan tapahtumaan on lähdössä useita luokkia tai opiskelijaryhmiä, voit kertoa mahdollisuudesta yhdistää kuljetukset samaan tarjouspyyntöön. Sopiva kalusto ja järjestelyt vahvistetaan erikseen; älä perusta suunnitelmaa tarkistamattomiin paikkamääriin tai varusteisiin.
Reitti, aikataulu ja tauot
Merkitse tarjouspyyntöön myös kohteessa vietetty aika ja se, tarvitaanko bussia päivän aikana muihin siirtymiin. Varaudu suunnittelussa liikenteen vaihteluun ja taukoihin. Kuljettajan ajo- ja lepoaikoja koskevat säännöt voivat vaikuttaa etenkin pitkän päivän aikatauluun. Kuljetusyritys voi arvioida toteuttamiskelpoisen aikataulun saatuaan matkan tiedot.
Mitä tarjouksesta kannattaa tarkistaa?
Kun saat tarjouksen, vertaa sen kuvausta alkuperäiseen matkasuunnitelmaan. Sisältyvätkö siihen kaikki noutopaikat, pysähdykset, kohteessa odottaminen ja paluumatka? Tarkista myös, onko tarjouksessa huomioitu ilmoittamasi osallistujamäärä ja varustetoiveet. Jos jokin kohta on epäselvä, pyydä tarkennus ennen varauksen vahvistamista. Näin ryhmän sisäinen budjetointi perustuu juuri suunniteltuun matkaan eikä yleiseen hinta-arvioon.
Miten pidät ryhmän matkan sujuvana?
Sovi ryhmän vastuuhenkilöstä ennen lähtöpäivää. Hän voi jakaa osallistujille lähtöajan, kokoontumispaikan, matkaohjeet ja paluun aikataulun. Matkustajaluettelo helpottaa osallistujien tarkistamista lähtö- ja pysähdyspaikoilla.
Lähetä osallistujille yksi selkeä matkaohje, jossa ovat myös yhteyshenkilön tiedot. Merkitse siihen, mistä bussi lähtee ja mihin aikaan kaikkien pitää olla paikalla. Jos ohjelmaan kuuluu useita kohteita, kerro missä ryhmä kokoontuu ennen seuraavaa lähtöä. Järjestäjän kannattaa sopia etukäteen, kuka ilmoittaa mahdollisista aikataulumuutoksista kuljetusyritykselle ja kuka välittää tiedon osallistujille.
Käy ryhmän kanssa läpi myös tavaroiden säilytys ja turvallinen käyttäytyminen bussissa. Jos istuin on varustettu turvavyöllä, sitä on käytettävä. Traficomin linja-autoliikenteen ohje kertoo toimialan yleisistä lupavaatimuksista; yksittäisen kuljetuksen käytännöt kannattaa varmistaa kuljetusyritykseltä.
Jos mukana on apuvälineitä tai kuljetukseen liittyviä esteettömyystarpeita, mainitse ne jo tarjousvaiheessa. Näin voidaan tarkistaa, millainen kuljetus on mahdollinen. Samalla kannattaa kysyä, miten mahdolliset muutokset, peruutukset ja erityisjärjestelyt käsitellään.
Näin pyydät tarjouksen opiskelijaryhmän kuljetuksesta
Kun matkan ajankohta, reitti ja alustava osallistujamäärä ovat tiedossa, tutustu tilausajopalveluun. Voit lähettää tarjouspyynnön yhteystietosivulla. Kerro viestissä lähtö- ja paluuajat, lähtöpaikka, määränpää tai reitti, arvioitu henkilömäärä sekä mahdolliset varustetoiveet ja erityistarpeet.
Jos haluat tutustua muiden kokemuksiin ennen yhteydenottoa, voit lukea myös asiakaspalautteita. Linja-autoliikenne Leino voi arvioida opiskelijaryhmälle sopivaa tilausajoa, kun matkan keskeiset tiedot ovat tiedossa. Tutustu tarvittaessa vielä tilausajojen palvelusivuun ja pyydä tarjous omaa matkaasi varten.