Ryhmäkuljetuksen järjestäminen helpottuu, kun matkan perustiedot ovat koossa jo ennen tarjouspyyntöä. Reitti, aikataulu, ryhmän koko ja mahdolliset erityistarpeet vaikuttavat siihen, millainen toteutus matkalle sopii.
Tämä opas on tarkoitettu yrityksen, koulun, opiskelijaryhmän, urheiluseuran, yhdistyksen tai yksityistilaisuuden kuljetuksesta vastaavalle. Saat käytännön vinkit tilausajon suunnitteluun Espoosta tai muualta Uudeltamaalta.
Milloin tilausajo Espoosta on toimiva ratkaisu?
Tilausajossa ryhmä matkustaa samalla kuljetuksella sovitun reitin ja aikataulun mukaisesti. Palveluun kuuluu kuljettaja, joten kyse ei ole itse ajettavasta bussivuokrauksesta, reittiliikenteestä tai valmismatkasta.
Linja-autoliikenne Leino tarjoaa kuljettajallisia tilausajoja Uudeltamaalta. Matka voi olla lyhyt siirtyminen pääkaupunkiseudulla, päiväretki tai pidempi kotimaan kuljetus. Toteutus ja hinta suunnitellaan tapauskohtaisesti annettujen tietojen perusteella.
Tavallisia tilausajon käyttötapoja
Tilausajo voi sopia esimerkiksi seuraaviin tilanteisiin:
- Yritysten tapahtumat ja henkilöstöpäivät: osallistujat voidaan kuljettaa sovituista lähtöpaikoista tapahtumapaikalle ja takaisin.
- Koulujen ja opiskelijaryhmien retket: ryhmä pysyy samalla kuljetuksella koko siirtymän ajan.
- Urheiluseurojen ottelu- ja turnausmatkat: reitti voidaan suunnitella tapahtuman ja ryhmän tarpeiden mukaan.
- Yhdistysten päiväretket: kuljetus voidaan sovittaa retken ohjelmaan ja pysähdyksiin.
- Häät ja muut yksityistilaisuudet: vieraat voidaan siirtää yhdessä lähtöpaikan ja juhlapaikan välillä.
Nämä ovat yhden tilausajopalvelun käyttötapoja. Tilausajo kattaa kuljetuksen, eikä sitä pidä sekoittaa majoituksen, ruokailut ja ohjelman sisältävään valmismatkaan.
Miten tilausajo eroaa taksista ja joukkoliikenteestä?
Joukkoliikenteessä ryhmä seuraa valmiita reittejä ja aikatauluja. Suuri ryhmä voi myös joutua vaihtamaan kulkuneuvoa tai jakautumaan eri vuoroihin. Usean taksin käyttäminen puolestaan jakaa osallistujat erillisiin autoihin.
Tilausajossa lähtöpaikat, pysähdykset, määränpää ja aikataulu sovitaan matkan tarpeiden mukaan. Sopivin vaihtoehto riippuu aina ryhmästä, reitistä ja tilaisuuden luonteesta.
Kenelle tilausajo sopii?
| Ryhmä | Tyypillinen kuljetustarve |
|---|---|
| Yritykset | Seminaarit, virkistyspäivät ja tapahtumat |
| Koulut ja opiskelijaryhmät | Retket ja muut ryhmämatkat |
| Urheilu- ja harrasteseurat | Ottelu-, turnaus- ja kilpailumatkat |
| Yhdistykset ja järjestöt | Päiväretket ja jäsentapahtumat |
| Yksityisryhmät | Häät, juhlat ja muut yhteiset matkat |
Lisätietoa palvelusta löydät Linja-autoliikenne Leinon tilausajosivulta.
Näin suunnittelet tilausajon Espoosta
Hyvä suunnittelu alkaa matkan tavoitteesta. Kun tiedät, keitä kuljetetaan, minne ollaan menossa ja milloin ryhmän pitää olla perillä, liikennöitsijä pystyy arvioimaan toteutusta tarkemmin.
Määritä reitti ja pysähdykset
Kirjaa ensin lähtöpaikka ja määränpää. Jos matkaan kuuluu useita noutopaikkoja, välipysähdyksiä tai paluukuljetus, lisää ne reittiin jo tarjouspyyntövaiheessa.
Mahdollinen kokonaisuus voi olla esimerkiksi:
- lyhyt siirtyminen Espoosta Helsinkiin ja takaisin
- päiväretki Espoosta kotimaan kohteeseen
- useamman paikkakunnan kautta kulkeva pidempi matka
Esimerkit havainnollistavat reittityyppejä. Jokainen matka suunnitellaan erikseen, joten tarkka reitti ja sen toteutus vahvistetaan liikennöitsijän kanssa.
Laadi realistinen aikataulu
Ilmoita, milloin ryhmän on lähdettävä ja oltava perillä. Pelkkä tapahtuman alkamisaika ei aina riitä, sillä matkustajien kokoontuminen, kyytiin nouseminen, pysähdykset ja liikennetilanne voivat vaikuttaa aikatauluun.
Aikataulua varten kannattaa selvittää:
- lähtö- ja paluupäivä
- lähtö- ja paluuajat
- tapahtuman tai ohjelman alkamis- ja päättymisaika
- mahdolliset nouto- ja jättöpaikat
- tarvittavat pysähdykset ja tauot
Pääkaupunkiseudun liikenne vaihtelee kellonajan ja päivän mukaan. Jätä aikatauluun kohtuullisesti joustoa ja kerro, jos perillä on oltava tiettyyn kellonaikaan.
Arvioi ryhmän koko
Arvioitu henkilömäärä vaikuttaa kuljetuksen suunnitteluun. Jos lopullinen määrä ei ole vielä tiedossa, anna mahdollisimman realistinen arvio ja kerro, milloin se tarkentuu.
Mainitse myös, jos matkustajilla on liikkumiseen liittyviä tarpeita tai mukana on paljon tavaroita. Näin sopiva kalusto ja käytännön järjestelyt voidaan tarkistaa ennen matkaa.
Kerro tapahtuman luonne
Kuljetuksen käyttötarkoitus auttaa hahmottamaan matkan kokonaisuutta. Yritystapahtuma voi edellyttää tarkkaa saapumisaikaa ja useita noutopaikkoja. Urheiluseuralla voi olla mukana varusteita, kun taas kouluryhmän suunnittelussa korostuvat selkeät kokoontumis- ja jättöpaikat.
Kerro tarjouspyynnössä ainakin:
- millaisesta ryhmästä on kyse
- mikä on matkan tai tapahtuman tarkoitus
- kuljetetaanko mukana tavallista enemmän matkatavaroita tai välineitä
- onko matkustajilla erityistarpeita
Ilmoita varustetoiveet etukäteen
Älä oleta, että kaikki varusteet kuuluvat jokaiseen ajoneuvoon. Jos ryhmä tarvitsee esimerkiksi mikrofonia, latausmahdollisuutta, WC:tä tai tavallista enemmän tavaratilaa, kirjaa toive tarjouspyyntöön. Varusteiden ja kaluston sopivuus vahvistetaan tapauskohtaisesti.
Varaa aikaa vaihtoehtojen tarkistamiseen
Kuljetusta kannattaa tiedustella heti, kun matkan ajankohta ja pääpiirteet ovat tiedossa. Aikainen yhteydenotto antaa enemmän aikaa reitin, aikataulun ja erityistarpeiden tarkentamiseen. Saatavuus vahvistuu kuitenkin vasta liikennöitsijän tarjouksessa tai tilausvahvistuksessa.
Mitä tietoja tilausajon tarjouspyyntöön tarvitaan?
Selkeä tarjouspyyntö auttaa liikennöitsijää arvioimaan matkan kokonaisuutena. Kaikkien yksityiskohtien ei tarvitse olla lopullisia, mutta epävarmat tiedot kannattaa merkitä alustaviksi.
Tarjouspyynnön muistilista
Ilmoita ainakin seuraavat tiedot:
- matkan päivämäärä tai päivämäärät
- lähtö- ja paluuajat
- lähtöpaikka ja mahdolliset muut noutopaikat
- määränpää, reitti ja välipysähdykset
- arvioitu henkilömäärä
- matkatavaroiden tai muiden kuljetettavien välineiden määrä
- mahdolliset varuste- ja esteettömyystarpeet
- yhteyshenkilön tiedot
Jos kyseessä on useamman päivän matka, kerro myös päivittäiset siirtymät ja kuljettamisen kannalta olennaiset aikataulut. Liikennöitsijä voi pyytää lisätietoja, jos suunnitelmassa on vielä avoimia kohtia.
Pyydä tarjous tilausajosta Espoosta
Kun reitti, aikataulu ja ryhmän tiedot ovat koossa, lähetä tarjouspyyntö Linja-autoliikenne Leinolle yhteystietosivun kautta.
Kirjaa viestiin vähintään lähtö- ja paluuajat, lähtöpaikka, määränpää tai reitti, arvioitu henkilömäärä sekä mahdolliset varustetoiveet. Mitä selkeämmät lähtötiedot annat, sitä helpompi matkan toteutusta on arvioida.
Hyvin valmisteltu tilausajo helpottaa ryhmän yhteisen matkan järjestämistä. Kun käytännön asiat sovitaan etukäteen, järjestäjä voi keskittyä itse tapahtumaan ja ryhmä tietää, missä ja milloin kuljetus alkaa.