Pelimatkalle lähtee usein muutakin kuin pelaajat: urheilukassit, joukkueen yhteiset varusteet ja mahdolliset kookkaat välineet tarvitsevat tilaa. Kun matkatavarat kartoitetaan ennen tilausajon varaamista, kuljetusyrityksen on helpompi arvioida, millainen auto sopii ryhmälle ja sen tavaroille.
Tämä opas auttaa urheilujoukkueen matkanjärjestäjää valmistautumaan kuljettajalliseen bussimatkaan. Tavaratilan koko, varusteiden kuljetus ja käytännön järjestelyt on aina sovittava kyseistä matkaa varten. Linja-autoliikenne Leino tarjoaa tilausajoja Uudeltamaalta myös muualle Suomeen.
Arvioi matkustajien ja tavaroiden määrä ennen tarjouspyyntöä
Aloita laskemalla mukaan lähtevät pelaajat, valmentajat ja huoltajat. Selvitä sen jälkeen, mitä kukin tuo mukanaan. Pelkkä matkustajamäärä ei kerro, kuinka paljon tavaratilaa joukkue tarvitsee.
Tee yksinkertainen luettelo esimerkiksi näistä:
- Henkilökohtaiset tavarat: urheilukassit, matkalaukut ja reput.
- Joukkueen yhteiset varusteet: huoltolaukut, pallot ja muut mukaan lähtevät tarvikkeet.
- Kookkaat välineet: esimerkiksi mailakassit, sukset tai muut pitkät ja hankalan muotoiset tavarat.
- Paluumatkan tavarat: mahdolliset lisälaukut tai erikseen pakattavat märät varusteet.
Merkitse erityisesti tavarat, jotka eivät mahdu tavalliseen laukkuun. Jos ryhmä tarvitsee tavaroita matkan aikana tai pysähtyy useassa paikassa, kerro myös siitä. Näin lastausjärjestys voidaan suunnitella matkan mukaan.
Kerro kookkaista urheiluvälineistä erikseen
Lajista ja matkasta riippuen joukkueella voi olla tavallisten kassien lisäksi pitkiä, leveitä tai muuten vaikeasti sijoitettavia varusteita. Niiden mahtumista ei kannata päätellä pelkän matkustajamäärän perusteella.
| Laji | Mahdollisia mukaan tulevia varusteita |
|---|---|
| Jääkiekko | Mailakassit, varustesäkit ja maalivahdin varusteet |
| Hiihto | Suksipussit, sauvat ja huoltovarusteet |
| Salibandy | Mailakassit ja joukkueen muut välineet |
| Jalkapallo | Pallokassit ja huoltotarvikkeet |
Jos mukana on erityisen pitkä tai kookas esine, ilmoita sen mitat ja arvioitu paino tarjouspyynnössä. Kerro myös, jos välineitä on paljon tai ne vaativat erityistä käsittelyä. Kuljetusyritys voi silloin arvioida, sopivatko tavarat käytettävissä olevaan kalustoon ja miten ne voidaan kuljettaa. Älä oleta, että lisätila tai erillinen kuljetusratkaisu kuuluu tilaukseen ilman vahvistusta.
Pakkaa ja merkitse laukut selkeästi
Yhtenäinen pakkaustapa helpottaa joukkueen tavaroiden laskemista sekä lastausta ja purkua. Pyydä osallistujia sulkemaan laukut huolellisesti ja välttämään irtotavaraa. Särkyvät tai helposti katoavat tavarat kannattaa pakata erilleen; sovi kuljetusyrityksen kanssa, mitä voidaan pitää matkustamossa.
Nimilappu auttaa tunnistamaan laukun, varsinkin jos matkassa on useita joukkueita. Merkitse siihen esimerkiksi pelaajan nimi ja joukkue. Jos käytössä on useampi auto, tavarat voi lisäksi ryhmitellä auton tai joukkueen mukaan. Arkaluonteisia tietoja ei tarvitse kirjoittaa laukun ulkopuolelle.
Suunnittele lastaus ja purku yhdessä kuljettajan kanssa
Nimeä joukkueesta henkilö, joka tuntee tavaraluettelon ja voi olla kuljettajan yhteyshenkilö lähtöpaikalla. Hän voi kertoa, mitkä tavarat tarvitaan ensimmäisellä pysähdyksellä ja mitkä vasta perillä. Sovi kuljettajan kanssa tavaroiden sijoittelusta ennen lastausta; välineiden koko, paino ja käytettävissä oleva tila vaikuttavat järjestykseen.
Pidä kulkuväylät vapaina ja varmista, että kaikki mukaan tarkoitetut tavarat on laskettu ennen lähtöä. Perillä joukkueen yhteyshenkilö voi käydä tavaraluettelon läpi ja tarkistaa, että laukut ja välineet tulevat oikean ryhmän mukaan. Jos paluumatkalle pakataan tavarat eri tavalla, päivitä luettelo tarvittaessa.
Mitä tarjouspyyntöön kannattaa kirjoittaa?
Linja-autoliikenne Leinolle lähetettävässä tarjouspyynnössä kannattaa kuvata sekä matka että tavarat. Kerro ainakin:
- lähtöpaikka, määränpää ja mahdolliset välipysähdykset;
- lähtö- ja paluupäivä sekä toivotut ajat;
- matkustajien arvioitu määrä;
- laukkujen ja yhteisten varusteiden arvioitu määrä;
- kookkaiden välineiden mitat ja mahdolliset kuljetukseen liittyvät erityistarpeet;
- mahdolliset kaluston varustetoiveet.
Jos tavaramäärä muuttuu suunnittelun aikana, ilmoita siitä ennen matkaa. Näin kuljetusyritys voi arvioida järjestelyt ajantasaisten tietojen perusteella. Tutustu tilausajoihin ja lähetä tarjouspyyntö yhteystietosivun kautta. Voit myös lukea asiakaspalautteita.