Useamman päivän ryhmämatkalla kuljetuksen on sovittava sekä matkan ohjelmaan että ryhmän tarpeisiin. Kun reitti, päiväkohtaiset siirtymät ja aikataulut ovat alustavasti tiedossa, kuljettajallisesta tilausajosta on helpompi pyytää tarjous.
Linja-autoliikenne Leino tarjoaa tapauskohtaisesti hinnoiteltuja tilausajoja Uudeltamaalta eri puolille Suomea. Yrityksen tapahtuman, koulun retken tai urheiluseuran matkan järjestäjä voi suunnitella ohjelman itse ja pyytää kuljetuksen sen mukaan. Alla käymme läpi tiedot, jotka kannattaa koota ennen tarjouspyyntöä.
Aloita matkan rungosta
Kirjaa ensin matkan päivämäärät, lähtöpaikka, määränpää ja paluupaikka. Monipäiväisessä matkassa pelkkä lähtö- ja paluureitti ei aina riitä: myös kohteessa tarvittavat kuljetukset vaikuttavat siihen, millainen ajo tarjoukseen sisällytetään.
Päiväkohtainen suunnitelma voi näyttää esimerkiksi tältä:
- Päivä 1: Lähtö Espoosta, sovittu pysähdys matkan varrella ja saapuminen kohteeseen.
- Päivä 2: Kuljetus majoituspaikan ja tapahtumapaikan välillä.
- Päivä 3: Paluumatka ja mahdollinen pysähdys ennen saapumista.
Esimerkki on suunnittelun apuväline. Todellinen reitti, pysähdykset ja kuljetusten sisältö sovitaan tarjousvaiheessa. Jos ohjelma on vielä kesken, ilmoita tiedossa olevat ajat ja kerro, mitkä siirtymät ovat alustavia.
Merkitse suunnitelmaan myös se, päättyykö päivän ajo samaan paikkaan, josta se alkoi. Majoituspaikan, tapahtumapaikan ja ruokailupaikan väliset siirtymät voivat jäädä helposti huomaamatta, jos reitti kuvataan vain kaupunkien tasolla. Kerro, missä ryhmä odottaa kuljetusta ja tarvitaanko autoa kohteessa päivän aikana.
Mitä tietoja tarjouspyyntöön tarvitaan?
Tarjouspyyntöä varten kannattaa koota ainakin seuraavat tiedot:
- Matkan päivämäärät sekä lähtö- ja paluuajat.
- Lähtöpaikka, määränpää ja alustava ajoreitti.
- Päivittäiset nouto- ja jättöpaikat sekä mahdolliset välipysähdykset.
- Arvioitu henkilömäärä ja matkatavaroiden määrä.
- Erityiset varustetoiveet ja muut kuljetukseen vaikuttavat tarpeet.
Kerro erikseen, tarvitaanko bussia myös päiväohjelman aikana vai ainoastaan pidempiin siirtymiin. Näin kuljetus voidaan arvioida koko matkan perusteella. Ilmoita alustava henkilömäärä ja kerro, jos se saattaa muuttua.
Voit lähettää tarjouspyynnön Linja-autoliikenne Leinolle, vaikka kaikkia matkan yksityiskohtia ei olisi vielä päätetty. Kerro silloin selvästi, mitkä tiedot ovat alustavia.
Jos järjestät matkaa koululle, yritykselle tai seuralle, kokoat tiedot usein usealta henkilöltä. Yksi yhteinen aikataululuonnos auttaa huomaamaan, puuttuuko esimerkiksi paluupäivän lähtöaika tai jonkin päivän paikallinen siirtymä. Täydennä suunnitelmaa ennen tarjouksen hyväksymistä, jos ohjelma muuttuu.
Reitti, tauot ja aikataulu usealle päivälle
Laadi kullekin päivälle oma aikataululuonnos. Merkitse, milloin ryhmän pitää olla perillä ja milloin seuraava lähtö on mahdollinen. Varaa suunnitelmaan tilaa tauoille sekä mahdollisille muutoksille, jos matkaan kuuluu useita pysähdyksiä.
Kerro, mitkä kellonajat ovat sitovia
Tapahtuman alkamisaika voi olla tarkka, vaikka paluulähtö olisi vielä avoin. Erota nämä toisistaan tarjouspyynnössä. Jos ryhmän pitää ehtiä esimerkiksi otteluun tai seminaarin alkuun, kerro myös tarvittava saapumisaika, ei vain ohjelman alkamisaikaa. Paluumatkan alustava lähtöaika kannattaa merkitä arvioksi.
Kuljettajien ajo- ja lepoajat vaikuttavat siihen, miten matka voidaan toteuttaa. Niitä koskee EU:n ajo- ja lepoaikasääntely, ja Traficom kuvaa satunnaisen linja-autoliikenteen sääntöjä. Tilaajan kannattaa kertoa toivotut ajat ja antaa liikennöitsijän arvioida niiden toteutettavuus sekä tarvittavat tauot ja kuljettajajärjestelyt.
Jos matkalla tarvitaan myöhäisiä kuljetuksia tai kuljettajan yöpymistä, ota ne esiin jo tarjouspyynnössä. Näiden järjestelyjen sisältö selviää tarjouksesta.
Ryhmäkoko, matkatavarat ja varustetoiveet
Ryhmäkoko ja tavaramäärä auttavat arvioimaan sopivaa linja-autoa. Useamman päivän matkalla mukana voi olla tavallisten laukkujen lisäksi esimerkiksi urheiluvälineitä tai muuta yhteistä varustusta. Kerro tällaisista tarpeista etukäteen ja täsmennä osallistujamäärä, kun se varmistuu.
Kirjaa myös toiveet, joilla on merkitystä matkustusmukavuudelle. Niitä voivat olla esimerkiksi:
- WC, ilmastointi tai latausmahdollisuus pitkille siirtymille.
- Mikrofonin tai muun esitystekniikan tarve.
- Tavaratila suurille laukuille, soittimille tai urheiluvälineille.
- Matkustajien mahdolliset esteettömyyteen liittyvät tarpeet.
Luettelo on tarkistuslista tarjouspyyntöä varten, ei kuvaus tietyn auton varustelusta. Kaluston soveltuvuus ja varusteiden saatavuus varmistetaan erikseen. Voit lukea lisää Leinon tilausajopalvelusta.
Jos mukana on tavallista enemmän matkatavaraa, kerro siitä muutenkin kuin mainitsemalla matkustajamäärä. Esimerkiksi usean päivän retken laukut ja urheiluvälineet tarvitsevat tilaa eri tavalla kuin lyhyen päivämatkan tavarat. Myös erityistarpeet on hyvä kuvata käytännön tasolla, jotta niiden vaikutus kuljetukseen voidaan arvioida.
Mistä useamman päivän kuljetuksen hinta muodostuu?
Tilausajon hinta lasketaan tapauskohtaisesti. Siihen vaikuttavat muun muassa reitti, aikataulut, ryhmän koko, käytettävä kalusto, kuljettajajärjestelyt, tauot ja varustelu. Siksi tarjousta kannattaa pyytää koko matkan suunnitelmasta, myös kohteessa tarvittavista lyhyistä siirtymistä.
Linja-autoliikenne Leino tarjoaa kuljetuspalvelua. Majoitus, ateriat, pääsyliput ja ohjelma kuuluvat matkan järjestäjän omaan suunnitteluun. Pyydä tarjouksessa selkeä erittely siitä, mitkä ajot ja järjestelyt kuuluvat kuljetukseen.
Kun vertailet kuljetustarjouksia, tarkista, perustuvatko ne samaan reittiin ja samoihin päiväkohtaisiin siirtymiin. Jos yksi suunnitelma sisältää kohteen paikalliskuljetukset ja toinen vain meno- ja paluumatkan, niiden sisältö on erilainen. Epäselvät pysähdykset ja varustetoiveet kannattaa täsmentää ennen päätöstä.
Yhteenveto: selkeä suunnitelma auttaa pyytämään tarjouksen
Useamman päivän ryhmämatkan kuljetuksen suunnittelu alkaa päiväkohtaisesta reitistä ja aikataulusta. Kun ilmoitat lisäksi arvioidun henkilömäärän, tavarat sekä varustetoiveet, liikennöitsijä voi arvioida tarpeeseesi sopivan tilausajon.
Tutustu tilausajoihin ja lähetä tarjouspyyntö yhteystietosivulla. Kerro pyynnössä lähtö- ja paluutiedot, reitti, henkilömäärä sekä varustetoiveet. Halutessasi voit lukea myös asiakaspalautteita.