Kun osallistujat lähtevät yhteiseen tilaisuuteen eri puolilta pääkaupunkiseutua, kuljetuksen suunnittelu vaikuttaa koko päivän aikatauluun. Yrityksen tilausajo kokoaa ryhmän samaan kuljetukseen, jonka reitti ja aikataulu sovitaan matkan tarpeiden mukaan. Tässä oppaassa käydään läpi, milloin kuljettajallinen linja-autokuljetus sopii yritykselle ja mitä tietoja tarjousta varten kannattaa valmistella.
Milloin tilausajo sopii yrityksen matkalle?
Tilausajo on vaihtoehto, kun yritys haluaa järjestää ryhmälle yhteisen kuljetuksen esimerkiksi henkilöstöpäivään, koulutukseen, asiakastilaisuuteen tai vierailulle. Matka voi olla lyhyt siirtymä Uudellamaalla tai pidempi ajo muualle Suomeen. Myös useamman pysähdyksen tarve kannattaa kertoa jo suunnitteluvaiheessa.
Yhteinen kuljetus voi helpottaa järjestelyjä, kun osallistujien saapuminen ja paluu voidaan suunnitella saman aikataulun ympärille. Ennen tarjouspyyntöä kannattaa kuitenkin selvittää, mistä ryhmä nousee kyytiin, minne se matkustaa ja tarvitseeko matkan varrella pysähdyksiä.
Linja-autoliikenne Leino tarjoaa kuljettajallisia tilausajoja Uudeltamaalta. Yrityskuljetus on yksi tilausajopalvelun käyttötavoista, ei erillinen valmis matkapaketti.
Suunnittele reitti ja aikataulu ennen yhteydenottoa
Kuljetuksen suunnittelu alkaa lähtöpaikasta, määränpäästä ja kellonajoista. Yksi suora siirtymä on erilainen kokonaisuus kuin matka, jolla on monta noutopaikkaa tai pysähdystä. Myös paluukuljetus kannattaa kuvata erikseen: lähteekö ryhmä takaisin samasta paikasta ja samaan aikaan?
Kirjaa ainakin nämä tiedot:
- Lähtö ja paluu: päivämäärät, kellonajat sekä lähtö- ja paluupaikat.
- Reitti: määränpää, mahdolliset noutopisteet ja muut pysähdykset.
- Ohjelma: kohteessa vietettävä aika ja toivotut tauot matkan aikana.
- Joustovara: mahdolliset aikataulumuutokset, joista tiedetään jo suunnitteluvaiheessa.
Pidemmällä matkalla tauot ja kuljettajan ajo- ja lepoajat on hyvä ottaa huomioon aikataulua laadittaessa. Tarkat järjestelyt sovitaan kuljetusyrityksen kanssa matkan perusteella.
Kerro ryhmän koko ja varustetoiveet
Arvioitu henkilömäärä auttaa suunnittelemaan kuljetukseen sopivaa kalustoa. Jos osallistujamäärä voi vielä muuttua, ilmoita myös arvioitu vaihteluväli. Samalla kannattaa kertoa matkatavaroista ja muista tarpeista, jotka voivat vaikuttaa kaluston valintaan.
Varustetoiveita voivat olla esimerkiksi mikrofonin käyttö, laitteiden lataaminen tai tavaroiden säilytys. Jos ryhmässä on esteettömyyteen liittyviä tarpeita, kerro niistä mahdollisimman varhain. Toiveiden toteutuminen ja kuljetukseen sopiva kalusto varmistetaan tapauskohtaisesti.
Mistä tilausajon tarjous muodostuu?
Linja-autoliikenne Leinon tilausajo hinnoitellaan tapauskohtaisesti. Tarjouksen sisältöön vaikuttavat esimerkiksi reitti, aikataulu, ryhmäkoko, tarvittava kalusto, kuljettajajärjestelyt, tauot ja varustelu. Siksi tarkka kuvaus matkasta auttaa saamaan omaan suunnitelmaan sopivan tarjouksen.
Jos ohjelmaan kuuluu odotusaikaa, useita noutoja tai paluu eri aikaan, mainitse niistä jo tarjouspyynnössä. Kerro myös, jos jokin yksityiskohta on vielä avoin. Näin suunnitelmaa voidaan tarkentaa tarjousta valmisteltaessa ilman oletuksia matkan sisällöstä.
Näin kokoat tarjouspyynnön
Yhdistä matkan tärkeimmät tiedot samaan viestiin. Voit käyttää tätä muistilistana:
- Ilmoita lähtöpäivä, lähtöaika ja lähtöpaikka.
- Kerro määränpää tai suunniteltu reitti sekä mahdolliset pysähdykset.
- Anna paluupäivä, paluulähtöaika ja paluupaikka.
- Arvioi matkustajien määrä ja kerro, voiko määrä muuttua.
- Kuvaa mahdolliset varustetoiveet, matkatavarat ja muut erityistarpeet.
Jos yrityksen ohjelma on vasta hahmottumassa, voit kuvata alustavan aikataulun ja kertoa, mitkä kohdat vaativat vielä vahvistusta. Asiakkaiden kokemuksiin voi tutustua erillisellä asiakaspalautesivulla.
Pyydä tarjous yrityksen tilausajosta
Kun lähtö- ja paluuajat, lähtöpaikka, määränpää tai reitti, arvioitu henkilömäärä sekä varustetoiveet ovat tiedossa, pyydä tarjous Linja-autoliikenne Leinon yhteystietosivulla. Kerro myös mahdollisista avoimista yksityiskohdista, jotta kuljetusta voidaan suunnitella juuri ryhmänne tarpeisiin.